Korzyści z rozwiązania do podpisu cyfrowego dla sektora hotelarskiego

W związku z tym, że kraje na całym świecie walczą z kryzysem związanym z COVID-19, rośnie nadzieja, że sektor hotelarski odnotuje napływ podróżnych i mieszkańców, którzy będą chcieli urozmaicić swój czas wolny. Biorąc to pod uwagę, ważne jest, aby przygotować się na wysoki popyt, aby zapewnić sprawne usługi dla wszystkich.

Jednak nie jest to tak proste, gdy hotel czy inna firma z branży hotelarskiej korzysta z dokumentów papierowych i manualnych procesów do gromadzenia oraz archiwizacji informacji o klientach. Jeśli Twój biznes rośnie lub dąży do wzrostu, możesz rozważyć cyfryzację przynajmniej części jego działalności. I możemy powiedzieć, że archiwizacja dokumentów to mądry pierwszy krok. Ale zobaczmy dlaczego.

Dlaczego hotele potrzebują rozwiązania do podpisu cyfrowego i oprogramowania do archiwizacji?

Cyfryzacja procesów jest często oczywistym kolejnym krokiem dla rozwijającego się biznesu, aby pozyskać nowych klientów i skuteczniej radzić sobie z rosnącym ruchem klientów. Ale więcej klientów to nie jedyny powód, by przejść na narzędzia cyfrowe.

W rzeczywistości rozwiązanie do archiwizacji i podpisu cyfrowego może pomóc w:

• Unikaj błędów, takich jak źle napisane informacje, nieprawidłowe dane lub błędy ludzkie. Zamiast tego możesz wykorzystać pełne i dokładne dane klientów do zwiększenia liczby rezerwacji bezpośrednich.
• Zapomnij o zarządzaniu dokumentami papierowymi, co, bądźmy szczerzy, nie jest najbardziej zabawnym zajęciem na świecie. Oprócz tego, że papierkowa robota jest nudna, papier jest bardziej podatny na uszkodzenia fizyczne i zajmuje dużo czasu, aby znaleźć odpowiednie dokumenty, przeprowadzić audyty danych lub ostatecznie zniszczyć pliki, aby zniszczyć informacje, zgodnie z RODO.
• Oszczędność kosztów związanych z fizyczną przestrzenią magazynową oraz dodatkowymi zasobami ludzkimi przeznaczonymi do zarządzania i kontroli magazynu.
• Wykorzystaj zaoszczędzony czas na dodatkową sprzedaż produktów (zabiegi SPA, karnety na siłownię, wycieczki i inne aktywności).

Dzięki Karcie Zalogowania, korzystasz ze zredukowania tych skomplikowanych procesów i zapewniasz sobie łatwiejszą i płynniejszą pracę, a także przyjemną obsługę dla klientów.

Sign on Tab to cyfrowe rozwiązanie do podpisywania i archiwizacji dokumentów, zaprojektowane dla różnych branż, w tym hotelarstwa. Nasze wielofunkcyjne narzędzia pozwalają na zarządzanie i przechowywanie dokumentów lub cyfrowe zbieranie podpisów klientów. Wierzymy, że każda firma może skorzystać na przejściu na cyfrowy obieg dokumentów, zwłaszcza na szybko rozwijającym się rynku, gdzie wdrażanie najnowszych technologii jest jedynym sposobem na rozwój.

Ale to nie tylko konieczność, ma wiele zalet dla firm z branży hotelarskiej takich jak Twoja.

Korzyści z elektronicznego systemu archiwizacji i zarządzania dokumentami dla firm hotelarskich

Druk cyfrowy

Nasz wirtualny produkt do drukowania ułatwia proces przekazywania informacji. Wystarczy wypełnić informacje w swoim systemie zarządzania nieruchomościami (PMS). Zamiast drukować je na papierze, funkcja drukarki cyfrowej automatycznie drukuje je na ekranie tabletu.

Proces jest tak prosty, jak brzmi: Pracownik wprowadza dane o kliencie i jego pobycie w systemie PMS. Gdy informacje są gotowe, można je wydrukować na tablecie. Następnie klient kończy wypełnianie swoich danych, podpisuje dokument za pomocą funkcji cyfrowego przechwytywania podpisu, a dokument jest zapisywany w archiwum elektronicznym. W ten sposób nie musisz się martwić drukowaniem wielu kopii papierowych i proszeniem gości o ich wypełnienie i podpisanie.

Cyfrowe karty rejestracyjne

Funkcjonalność cyfrowych kart może być używana bez integracji. Jest to wygodny sposób na zbieranie informacji od odwiedzających, ich rejestrowanie i zapisywanie w cyfrowym archiwum za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Jest to szybki i niezawodny sposób na pozyskiwanie informacji o klientach i przechowywanie ich bez potrzeby posiadania fizycznego archiwum.

Można łatwo uzyskać dostęp do kart rejestracyjnych tak długo, jak są one objęte obowiązkiem ich przechowywania. W ten sposób łatwiej jest potwierdzić dane klienta i odnaleźć je w razie potrzeby.

Podpis przez link

Nie trać czasu na proszenie klientów o wypełnianie kart rezerwacji po przybyciu, ponieważ można to zrobić z wyprzedzeniem. Klienci mogą wypełnić wszystkie niezbędne informacje, aby zarezerwować pokój lub jakąkolwiek inną usługę, którą świadczysz i która wymaga wcześniejszej rezerwacji. Po przybyciu klienci będą musieli jedynie podpisać potwierdzenie, które może być również wykonane cyfrowo przechwyconym podpisem "Sign on Tab".

Archiwum cyfrowe

E-archiwum to elektroniczny system archiwizacji przeznaczony do przechowywania i zabezpieczania dokumentów oraz informacji o klientach w środowisku cyfrowym. Przechowywanie cyfrowe sprawia, że wszystko jest szybsze. Wszystkie potrzebne informacje można znaleźć za pomocą kilku kliknięć lub słowa kluczowego. System może przeprowadzać audyty danych zgodnie z harmonogramem, chronić informacje za pomocą podwójnego uwierzytelniania i praw dostępu. A wszystko to można zrobić w biegu, nie trzeba zatrudniać więcej pracowników do monitorowania elektronicznego przechowywania danych.

Zgodność z RODO

Sign on Tab jest zgodny z RODO, co oznacza, że system zapewnia zgodność wszystkich operacji z przepisami. Utrzymanie zgodności przy obsłudze dokumentów papierowych może być trudne, gdy klienci częściej popełniają błędy, a informacje mogą być nieczytelne lub uszkodzone.

Ale system zdejmuje z ciebie ten ciężar i zapewnia jakość danych, a także dostarcza niezbędne umowy i warunki, aby upewnić się, że twoi klienci zapoznali się i są świadomi wzajemnych zobowiązań oraz zarządzania danymi.

Korzyści dla klientów

Porozmawiajmy teraz o klientach. Jakość obsługi klienta decyduje o jego zadowoleniu, lojalności i rekomendacjach. A czy jest lepszy sposób, aby uszczęśliwić klientów i sprawić, by wracali, niż zapewnienie szybkich, sprawnych i bezbłędnych usług.

Automatyczne kopie e-maili

Twoi klienci prawdopodobnie mają dość radzenia sobie z plikami dokumentów, które muszą wypełniać, podpisywać i mieć ich kopie. Te papierowe kopie często gubią się lub niszczą, a następnie nie mogą być wykorzystane, gdyby klienci musieli udowodnić swoje dane.

System cyfrowy to proste rozwiązanie, ponieważ pozwala na jednokrotne wypełnienie informacji, podpisanie ich i wysłanie kopii na adres e-mail klienta, gdzie może on mieć do nich dostęp w dowolnym momencie.

Szybki proces rejestracji

Popraw swoją obsługę klienta i satysfakcję poprzez wprowadzenie szybkiego i wydajnego procesu wypełniania formularzy. Nasz system cyfrowy pozwala na dodawanie informacji niezbędnych tylko dla konkretnego klienta. Możesz wykorzystać funkcję dynamicznych pól, która dodaje dodatkowe informacje do wypełnienia przez klienta, jeśli jego wybór wymaga więcej szczegółów.

Sprawna obsługa

Kiedy Twoi klienci muszą wypełniać sterty dokumentów i informacji, ich satysfakcja spada. Rozwiązanie do cyfrowego podpisywania i archiwizacji dokumentów optymalizuje czas obsługi klienta i czyni Twoje usługi bardziej wydajnymi.

Jeśli umowa trwa zbyt długo, możesz ją zoptymalizować, usuwając niepotrzebne części lub dodając pola dynamiczne. Po pewnym czasie możesz porównać dane sprzed i po optymalizacji, aby sprawdzić, ile czasu zaoszczędzono i czy wpływa to na obsługę klienta.

Rozwiązanie Sign on Tab dla branży hotelarskiej

Rozumiemy, jak ważne jest dla działalności hotelarskiej zapewnienie płynnej i efektywnej obsługi klienta. Wierzymy również, że cyfryzacja Państwa operacji jest kluczem do zadowalającej obsługi klienta. Po co marnować czas i pieniądze na przestarzałe metody pracy, skoro można postawić na modernizację, zmniejszyć zużycie papieru, oszczędzać zasoby i zapewnić szybszą obsługę klientom.

Zdigitalizuj swoje dokumenty i uprość proces podpisywania z Sign on Tab – skontaktuj się z nami i zarezerwuj demo aby zapoznać się z naszymi rozwiązaniami.