1.1. Jeśli Licencjobiorca zdecyduje się przechowywać dane w Archiwum Elektronicznym SonT, Licencjodawca świadczy usługi hostingu, przechowywania i usuwania danych należących do Licencjobiorcy.
2.1. Dane – dokumenty i ich metadane, utworzone za pomocą rozwiązania SonT;
2.2. Elektroniczne archiwum SonT – wydzielone miejsce w chmurze, wskazane przez Licencjodawcę, w którym przechowywane są dane Klienta;
2.3. Samoobsługa – Witryna internetowa Licencjodawcy, z której można uzyskać dostęp do zarejestrowanych i przechowywanych dokumentów. W tej witrynie Licencjobiorca może tworzyć nowych użytkowników oraz przyznawać im i zarządzać ich prawami dostępu.
2.4. Retencja danych – przechowywanie danych przez ustalony wcześniej czas w elektronicznym archiwum SonT.
2.5. Niszczenie danych – usunięcie danych z elektronicznego archiwum SonT po upływie ustalonego okresu lub zakończeniu obowiązywania danej umowy.
2.6. Rejestracja danych – proces rejestracji dokumentu: od podpisania do jego przechowywania w archiwum elektronicznym SonT lub w inny sposób określony przez klienta.
2.7. Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej (‘osoby, której dane dotyczą’); osoba fizyczna, której dane można zidentyfikować, to osoba, którą można zidentyfikować, bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jednego lub kilku szczególnych czynników dotyczących fizycznej, fizjologicznej, genetycznej, psychicznej, ekonomicznej, kulturowej lub społecznej tożsamości tej osoby fizycznej.
2.8. RODO Rozporządzenie o Ochronie Danych (UE) 2016/679.
2.9. Dane biometryczne podpisu – parametry podpisu (takie jak kąt, głębokość, szybkość), które mogą być przechowywane na życzenie klienta. Aktywacja przechowywania danych biometrycznych podlega odrębnej umowie między stronami.
2.10. Inne terminy użyte w niniejszych Zasadach mają takie samo znaczenie jak w Ogólnych Warunkach i/lub aktach prawnych Republiki Litewskiej i/lub RODO.
2.11. Licencjodawca zobowiązuje się do przechowywania danych przez Okres przechowywania danych określony w zamówieniu na przechowywanie danych (patrz punkt 4.3 Warunków Szczególnych).
3.1. Przed upływem okresu retencji danych uzgodnionego przez Strony w § 4.3 Warunków Szczególnych Umowy Licencyjnej, Licencjodawca informuje o przyszłym niszczeniu danych. Gdy upłynie termin retencji pierwszego dokumentu w systemie, Licencjodawca inicjuje proces niszczenia danych, który ma charakter trwały, tj. będzie trwał do momentu zniszczenia wszystkich dokumentów. Licencjobiorca jest informowany 3 (trzy) razy o upływie terminu retencji pierwszego dokumentu w systemie:
3.2. Biorąc pod uwagę, że niszczenie dokumentów jest procesem ciągłym, tzn. każdy dokument podlega odpowiednie zniszczenie termin, powiadomienia o zbliżającym się zniszczeniu innych/następny dokumenty nie są wysyłane do Licencjobiorcy po tym, jak Licencjodawca wysłał ostatni, tj. trzeci monit do inicjuj proces niszczenia dokumentów.
3.3. Po zakończeniu umowy (po jej wypowiedzeniu, wykonaniu itp.) Licencjobiorca udziela Licencjodawcy instrukcji dotyczących dalszego przetwarzania danych, tj. przeniesienia, zniszczenia itp.
Po potwierdzeniu przez przedstawiciela Licencjobiorcy usunięcia danych na koncie samoobsługowym, dane są nieodwracalnie usuwane. Licencjobiorca i jego przedstawiciele zatwierdzają procedurę niszczenia danych dopiero po pełnym przekonaniu, że dane mogą zostać zniszczone i pełnym zaakceptowaniu wszelkich konsekwencji związanych z tym zniszczeniem.
3.4. Po tym, jak dane są usunięte z systemu, jego kopie zapasowe będą przechowywane przez 365 (trzysta sześćdziesiąt pięć) dni. Podczas przechowywania kopii zapasowych poufność i integralność danych będą zapewnione poprzez zastosowanie odpowiedni techniczny oraz środków bezpieczeństwa organizacyjnego. Po 1 (jednym) roku od momentu, gdy dane są usunięte z systemu kopie zapasowe zostaną bezpiecznie zniszczone, gwarantując poufność danych.
3.5. Po ostatecznym zniszczeniu danych, tj. 365 (trzystu sześćdziesięciu pięciu) dniach od zniszczenia kopii zapasowych danych, Licencjodawca dostarczy Licencjobiorcy potwierdzenie zniszczenia danych.
4.1. Licencjodawca zobowiązuje się zapewnić Licencjobiorcy dostęp do samodzielnie udostępnionych danych przez Licencjobiorcę, który zapewnia dostęp swoim pracownikom.
4.2. Licencjobiorca jest odpowiedzialny za udostępnienie dostępu wyłącznie tym pracownikom Licencjobiorcy, którzy posiadają uprawnienia do przetwarzania danych osobowych klientów Licencjobiorcy. Licencjodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody i straty spowodowane działaniami pracowników Licencjobiorcy, jeśli ci po skorzystaniu z przyznanego im dostępu do elektronicznego archiwum SonT, nieprawidłowo przetworzyli dane osobowe zarządzane przez Licencjobiorcę.
4.3. Licencjobiorca zobowiązuje się do zarejestrowania wszystkich upoważnionych połączeń Licencjobiorcy do samoobsługi, danych itp.
5.1. Przed rozpoczynanie używać Syn, licencjobiorca musi wybrać docelowe miejsce, w którym dane kontrolowane przez licencjobiorcę mają być zarejestrowane – w Syn archiw電子的或以任何其他方式/由被授權人指定之解決方案。.
5.2. Jeśli Licencjobiorca zdecyduje się na rejestrowanie Danych w jakikolwiek inny sposób/rozwiązanie, Licencjodawca ponosi odpowiedzialność jedynie za funkcję rejestrowania
5.3. Jeżeli Licencjobiorca zdecyduje się na rejestrację Danych w inny sposób / za pomocą innego rozwiązania, Licencjobiorca musi zapewnić Licencjodawcy dostęp do tego konkretnego sposobu / rozwiązania. żeby nagrywaj dane w nim. Po uzyskaniu niezbędnego dostępu, Licencjodawca sprawdza, czy dane Licencjobiorcy mogą zostać pomyślnie zarejestrowane w tym urządzeniu/rozwiązaniu, przy użyciu Syn i informuje Licencjobiorcę o wyniku takiej kontroli.
5.4. Licencjodawca wszystkie dane Licencjobiorcy przechowuje w obrębie UE.
5.5. Licencjodawca tutaj gwarancje, że Syn elektroniczne archiwum jest zgodne z wymogami RODO.
5.6. W żadnym wypadku Licencjodawca nie ponosi odpowiedzialności za przestrzeganie zasad przechowywania i niszczenia dokumentacji, zgodnie z Ustawą o dokumentach i archiwach Republiki Litewskiej, innymi przepisy oraz wewnętrznych regulaminów Licencjobiorcy.
