10 powodów, dla których warto wybrać archiwizację w chmurze

Nowoczesny biznes stale ewoluuje i poszukuje sposobów na ulepszenie swojej działalności. Sposób funkcjonowania wewnętrznych procesów często rzutuje na komunikację z klientami i jakość usług. Jeśli chcesz się rozwijać i ekspandować, nie możesz polegać na tradycyjnych metodach prowadzenia biznesu i archiwizacji dokumentów.

Jednym z największych wyzwań w cyfryzacji firmy jest zastąpienie fizycznego zarządzania dokumentami i ich przechowywania. Archiwizując ważne informacje w fizycznym miejscu, ryzykujesz utratę lub uszkodzenie danych, błędy ludzkie i potrzebę większych inwestycji w przestrzeń magazynową oraz zasoby ludzkie. Fizyczna przestrzeń magazynowa musi spełniać wszystkie standardy bezpieczeństwa, takie jak system alarmów przeciwpożarowych, kontrola dostępu, zamki itp. I nie zapominajmy o tych wszystkich odpadach papieru.

Ale świetna wiadomość jest taka, że elektroniczne archiwum może pomóc rozwiązać wszystkie te problemy. Tak, istnieje sposób na bezpieczne archiwizowanie dokumentów i umów, za pomocą kilku kliknięć.

Co to jest archiwum w chmurze?

Archiwum chmurowe to elektroniczny system archiwizacji przeznaczony do przechowywania i zabezpieczania dokumentów oraz informacji o klientach w środowisku cyfrowym.

Weźmy na przykład sektor opieki zdrowotnej. Twoja klinika otrzymała nowego pacjenta i aby zapewnić mu odpowiednie leczenie, musisz zebrać informacje o jego zdrowiu i stanie, uzyskać jego zgodę oraz inne porozumienia.

Ręcznie proces ten zajmowałby dużo czasu, ale cyfrowe przechowywanie umożliwia bezpieczne archiwizowanie informacji i dostęp do nich w dowolnym momencie. W przeciwieństwie do fizycznego archiwum, można uzyskać dostęp do dokumentu jedynie za pomocą frazy kluczowej lub głównych szczegółów.

Ale to tylko kilka korzyści z systemu elektronicznego. Zobaczmy, jak może on jeszcze bardziej przynieść korzyści Twojej firmie.

10 korzyści z archiwizacji w chmurze dla Twojej firmy

1. Bezpieczeństwo danych

Archiwum cyfrowe zapewnia wyjątkowy poziom bezpieczeństwa. Po pierwsze, można włączyć uwierzytelnianie dwuskładnikowe, aby zapewnić bezpieczny dostęp dla autoryzowanych użytkowników. Po drugie, system cyfrowy umożliwia logowanie oparte na rolach, co oznacza, że każdy pracownik lub upoważniona osoba może mieć różne prawa dostępu. Logi śledzenia pokazują aktywność użytkownika i logowania. I po trzecie, jeśli chodzi o przesyłanie danych, można użyć technologii szyfrowania, aby zabezpieczyć prywatne informacje podczas transferu.

2. Zrównoważone praktyki biznesowe

Zrównoważony rozwój biznesu to nie tylko miły zwrot, który można dodać do opisu firmy. Zrównoważony rozwój jest integralną częścią nowoczesnej firmy, która stara się przyciągnąć klientów i inwestycje.

Najważniejsze w zrównoważonym rozwoju jest to, że nawet małe kroki mają znaczenie. A świetnym sposobem na rozpoczęcie jest przyjęcie praktyk bezpapierowych. Archiwum w chmurze jest Twoim narzędziem do pozbycia się papieru i przyjęcia ekologicznych operacji. Wystarczy zastąpić papier cyfrowym archiwum do przechowywania i zarządzania dokumentami, aby zaoszczędzić tony papieru i wprowadzić praktyki regeneracyjne.

3. Unikaj błędów ludzkich

Wszyscy jesteśmy ludźmi, a ludzie popełniają błędy. Mogą je popełniać nawet w cyfrowym archiwum, ale szanse na to są znacznie mniejsze. Dzieje się tak dlatego, że system przejmuje archiwizację i prezentację informacji. Ponadto archiwum w chmurze ogranicza możliwość przechowywania błędów, takich jak uszkodzenie lub zgubienie dokumentów spowodowane błędem ludzkim.

4. Szybsze przetwarzanie informacji

Możesz zapomnieć o długim i męczącym przeszukiwaniu sterty dokumentów w fizycznej przestrzeni magazynowej.

Cyfrowy system archiwizacji gromadzi i przechowuje wszystkie Twoje dane tak długo, jak ich potrzebujesz. Dlatego, niezależnie od tego, jak stare są informacje, możesz je znaleźć, po prostu wpisując frazę kluczową lub datę zapisu dokumentu.

5. Zautomatyzowane niszczenie dokumentów

Zgodnie z wymogami RODO po wygaśnięciu umowy z klientem firma musi zniszczyć wszystkie jego dane, aby chronić jego prywatność. Z dokumentami papierowymi może być skomplikowanie, ponieważ trzeba fizycznie niszczyć stosy papierów i upewnić się, że nic nie umknie naszej uwadze.

Archiwum chmurowe pozwala na usuwanie informacji jednym kliknięciem przycisku, bez marnowania czasu ani narażania danych klientów na ryzyko. System automatycznie usuwa nieaktualne informacje zgodnie z wymogami RODO, nie pozostawiając śladu.

6. Zgodność z RODO

Podczas pracy z dokumentami papierowymi ryzykujesz naruszenie wymogów RODO. Na przykład, Twój klient poda swój adres email w nieprawidłowy sposób lub nie będziesz w stanie ustalić prawidłowej pisowni, przez co przypadkowo wyślesz e-mail do niewłaściwej osoby. Grozi Ci to grzywną lub nawet procesem sądowym. Lub, jeśli informacje będą nieprawidłowe, po prostu stracisz możliwość dalszej komunikacji z klientem.

Archiwum cyfrowe jest w pełni zgodne z RODO, co ułatwia zarządzanie danymi klientów, usuwanie wygasłych kont i zapewnia bezproblemową komunikację z klientami. Ponadto system cyfrowy daje przewagę lepszej czytelności i automatycznie powiadamia klienta o braku jakiejkolwiek informacji.

7. Oszczędność kosztów przestrzeni magazynowej i zasobów ludzkich

Obsługa poufnych informacji o klientach to żmudna praca. Należy zapewnić bezpieczeństwo, przestrzeń do przechowywania i znaleźć osoby, które mogłyby zarządzać archiwum, audytować dane i upewnić się, że wszystko jest nienaruszone. To generuje wiele dodatkowych kosztów, a gdy firma się rozwija i liczba dokumentów mnoży się każdego dnia, zadanie staje się coraz trudniejsze.

Archiwum elektroniczne ratuje Cię przed kłopotami i dodatkowymi wydatkami, ponieważ środowisko cyfrowe pozwala na przechowywanie nieograniczonej ilości plików bez potrzeby zatrudniania dodatkowych pracowników lub wynajmowania dodatkowej przestrzeni fizycznej. Każdy upoważniony pracownik może uzyskać dostęp do danych i zarządzać nimi w podróży.

8. Dokładne statystyki biznesowe

Kiedy korzystasz z kartki i długopisu, jak śledzisz postępy swojej firmy? Zliczasz wszystkie podpisane umowy, czy próbujesz zgadywać? Żadne z tych rozwiązań nie brzmi jak skuteczny sposób na mierzenie wzrostu Twojego biznesu.

Archiwum dokumentów elektronicznych daje Ci pełny przegląd aktywności Twojej firmy. Możesz zobaczyć, kiedy miałeś najwięcej klientów i podpisanych kontraktów, a także porównać te dane w zależności od pory dnia, tygodnia lub miesiąca. Możesz również wybrać opcję aktywacji JEDNOSTKI, która pozwala na przeglądanie danych z konkretnego miasta lub lokalizacji.

9. Ochrona przed uszkodzeniem fizycznym

Przechowywanie fizycznych dokumentów papierowych naraża je na działanie wody, zmian temperatury i innych uszkodzeń. Kiedy archiwizujesz dokumenty w cyfrowym środowisku, nie musisz martwić się, że coś stanie się z tymi plikami. W przeciwieństwie do fizycznego archiwum, archiwum cyfrowe można aktualizować najnowszym oprogramowaniem zabezpieczającym i innymi technologiami, które zwiększają bezpieczeństwo danych. Ponieważ wszystkie dane są przechowywane w chmurze, informacje pozostaną nienaruszone, nawet jeśli uszkodzisz jedno z urządzeń.

10. Szybki audyt danych

Większość firm zobowiązuje się do regularnych audytów danych, aby zapewnić bezpieczeństwo i prawidłowe przechowywanie każdej informacji. W przypadku ręcznych narzędzi archiwizacyjnych zadanie to może stać się trudne, ponieważ papier jest bardziej podatny na uszkodzenia i zniszczenie, nie wspominając o czasie traconym na sprawdzanie wszystkich plików.

Archiwum w chmurze można dostosować do procesów biznesowych, aby przeprowadzać audyty danych zawsze wtedy, gdy masz je w planach. System cyfrowy przetwarza dane szybciej, nie pomija żadnych szczegółów i powiadamia o brakach.

Zaloguj się do rozwiązania Tab Cloud Archive

Sign on Tab oferuje wielofunkcyjne narzędzia przeznaczone dla firm, które aspirują do bycia liderami w swojej branży. Oferujemy cyfrowo przechwycony podpis funkcja i Archiwum w chmurze do przechowywania i ochrony informacji o Twoich klientach.

Nasze rozwiązanie do archiwizacji cyfrowej spełnia wszystkie wymienione powyżej funkcjonalności i może nadać Twojej firmie impuls w kierunku cyfryzacji i zrównoważonych praktyk. Porozmawiajmy i omówmy, jak archiwizacja w chmurze może przynieść korzyści Twojej firmie – zarezerwuj demo z nami.